Dessine-moi une propale

J'étais plus isolé qu'un naufragé sur un radeau au milieu de l'océan. Alors vous imaginez ma surprise, en revenant du resto d'entreprise, quand une drôle de petite voix m'a réveillé. Elle disait:

- "S'il te plaît... dessine-moi une propale !"

J'ai tourné sur ma chaise et fais un alt-tab comme si mon Partner venait de rentrer dans la staff. J'ai bien frotté les yeux. J'ai bien regardé. Et j'ai vu un petit stagiaire, tout à fait extraordinaire qui me considérait gravement.

Mais ma propale, bien sûr, est beaucoup moins ravissante que le modèle. Ce n'est pas ma faute. J'avais été découragé dans ma carrière de consultant par les associés du groupe, à l'âge de trente ans, et je n'avais rien appris à faire, sauf répondre à des AO restreints et des AO publics...

Ah les propales, un grand sujet. Une dépense d'énergie et un perte de temps quasi systématique pour réinventer la roue à chaque fois, réfléchir et proposer des démarches que l'on aurait pu récupérer dans au moins 20 propales... La capitalisation je pense est le grand point noir des cabinets de conseil. L'objectif est simple (en tous cas il est partagé). La définition donnée par wikipédia est intéressante :

"La capitalisation sur les connaissances vise à sauvegarder les connaissances acquises et détenues par les collaborateurs dans la pratique quotidienne de leur activité, principalement les savoir-faire et les retours d'expérience.

Les connaissances sont explicitées puis formalisées. Elles sont ensuite mises à disposition dans un livre de connaissances ou dans un système informatique de gestion de connaissances. Elles peuvent ainsi être exploitées, valorisées par d'autres collaborateurs. Ces actions de capitalisation évitent de perdre des connaissances [...] De plus, elles facilitent la formation d'un nouveau salarié."

Le concept est intéressant mais dans les faits je n'ai jamais vu une mise en oeuvre satisfaisante avec un outil simple à utiliser et répondant aux besoins. Résultat, quand on doit rédiger une propale on perd tellement de temps à chercher les références existantes qu'au final on repart de la feuille blanche et on réinvente tout ! Au mieux on se construit au fil des années sont propre référentiel de bonnes propales.

Je m'égare, je voulais à la base simplement répondre à la question "dessine-moi une propale" (on ne me l'a pas posé exactement de cette façon mais un consultant m'a bien demandé un plan type récemment). Alors voilà, une propale ça ressemble à ca:

1. Contexte et objectifs

Dans quel cadre le projet est appelé par le client. Quels en sont les objectifs. Comment nous nous inscrivons dans ce contexte.

2. Nos convictions et nos atouts

Notre vision de la solution, les éléments qui feront que le projet sera une réussite, pourquoi c'est ma boite qui doit gagner cet appel d'offre et faire la mission...

3. Notre démarche

La description des étapes et actions du projet. En général on présente une démarche globale (macro-planning, grands jalons) puis on passe à une démarche détaillée dans laquelle pour chaque lot ou phase projet on décrit:

• les objectifs,
• les actions à mettre en oeuvre,
• les livrables (avec des exemples visuels),
• les acteurs,
• la charge estimée (pour nous et pour le client; et oui, pas de raison qu'on soit les seuls à bosser non plus ;))

4. Organisation, planning de travail et charges

Il s'agit de décrire le dispositif mis en oeuvre:

• organigramme de l'équipe projet (Directeur de mission, chef de projet opérationnel, consultants),
• organisation de l'équipe au regarde de l'organisation du client,
• comitologie proposée,
• détail des CV des profils pressentis (on parle toujours de profils pressentis car on n'est jamais à l'abri que le super expert de la mort qui tue soit sur une autre mission quand celle-ci démarre ou au pire qu'il ait quitté la boite !),
• répartition des charges par phase et profil.

5. Annexes

Pour les annexes c'est un peu comme chez le boucher: "y'en a un peu plus, j'vous l'met quand même ?". On pousse ce qu'on ne met pas dans la propale mais attention à ne pas en mettre trop non plus sinon aucun intérêt. A minima on fait figurer les références pertinentes qui viennent appuyer le fait qu'on est LE cabinet qu'il faut et ensuite on peut préciser certains points de la propale.

Et voilà, si ça peut aider tant mieux et si ça ne sert à rien tant mieux aussi ;)

A demain !